Manual de Integridad

1. Introducción

El presente manual se confecciona en base a lo solicitado por el dictamen de la contraloría general de la república número E370752N23.

1.1 Objetivo del Manual

Establecer pautas claras y procesos para fomentar la conducta ética y prevenir conductas indebidas dentro de la empresa.

2. Marco Legal

El marco legal del manual se detalla según lo dispuesto en el dictamen de la contraloría general de la republica numero E370752N23 y puede ser consultado online en el siguiente enlace https://www.contraloria.cl/pdfbuscador/dictamenes/E370752N23/html

2.1 Cumplimiento de Leyes y Normativas

Compromiso de la empresa con el cumplimiento de todas las leyes y regulaciones aplicables en el ámbito chileno.

2.2 Prevención de Conflictos de Intereses

Identificación y gestión proactiva de situaciones que puedan dar lugar a conflictos de intereses.

3. Control Interno

3.1 Mecanismos de Control

Implementación de controles internos para prevenir conductas contrarias a la probidad e integridad.

Estos controles se dividirán en dos etapas:

Control por declaración de los empleados de la empresa: Se solicita con fecha 01-12-2023 los empleados declaren parentesco de cónyuge, hijos/as, adoptados/as o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive. Que ostenten cargos de Jefatura en alguna institución pública. La finalidad de esta declaración es prevenir que cualquier colaborador de la empresa tenga dentro de su cartera de clientes a una institución publica donde exista alguien con grado de jefatura que tenga parentesco alguno con el empleado.

Declaración de dueños y accionistas: Los dueños y/o accionistas de la empresa deberán dar cumplimiento a la misma declaración, incluyendo actualizaciones en caso de cualquier cambio en la situación declarada.

3.2 Auditorías Internas

Procedimientos regulares de auditoría interna para evaluar la eficacia de los controles y procesos.

4. Procedimientos de Denuncia

4.1 Canal de Denuncias

Se establece como un canal confidencial y seguro para informar conductas indebidas el correo electrónico incidentes@axmos.tech . En este correo se recibirán todo tipo de informaciones que requieran ser investigadas, sin prejuicio que esto no será necesario de hacer desde el correo institucional del denunciante, si no, desde cualquier correo electrónico, anónimo inclusive.

4.2 Protección al Denunciante

Garantía de protección y no represalias para aquellos que denuncien de buena fe.

5. Sanciones

5.1 Política de Sanciones

Cualquier incumplimiento a este programa se dividirá en tres tipos.

Incumplimiento u omisión involuntaria: Refiere a omisiones o incumplimientos en las cuales, fundadamente, el colaborador desconociera que exista un funcionario de la institución en posición de jefatura con parentesco al mismo. Esto refiere a proteger la privacidad del colaborador quien por distintas razones puede desconocer la posición del funcionario.

Incumplimiento menor: Refiere a cuando el trabajador omite y/o no declara que en una institución parte de su cartera de gestión ocurrió un cambio de posición que generó una posición de jefatura en su parentesco. Esto en caso de no declararse en la actualización de ficha correspondiente.

Incumplimiento mayor: Refiere a cuando un trabajador o dueño/accionista realiza dolosamente acciones contrarias con la probidad y lo descrito en este manual. Este caso abarca desde aprovechamiento probado de relaciones interpersonales, hasta casos de corrupción.

Las sanciones corresponderán según el grado;

Sanciones menores: Corresponde a sanciones administrativas en la hoja de vida del trabajador, donde se dejará constancia del incumplimiento menor y se solicitará una carta de compromiso donde el involucrado se compromete a no repetir la falta.

Sanciones medias: Corresponde a sanciones administrativas que incluirán carta de amonestación, perdida de la institución involucrada en la cartera del amonestado, descuento de comisiones que pudieran ser obtenidas de manera reñida con este manual. Los descuentos de las remuneraciones serán donados a instituciones y/o fundaciones dedicadas a promover la probidad.

Sanciones mayores: En el caso de un incumplimiento mayor las sanciones serán de carácter inclusive legal, mediante el cual pueden abarcar desde el despido inmediato sin derecho a indemnización, hasta la denuncia ante las autoridades correspondientes cuando se considere que se haya cometido un delito.

6. Revisión y Actualización

6.1 Periodicidad de la Revisión

Establecimiento de un período de seis meses para revisión de procedimientos y actualización del manual. Este periodo se considera razonable para revisar y actualizar el programa de integridad en concordancia con los cambios en las leyes y regulaciones.

6.2 Procedimientos de Actualización

Proceso para revisar y actualizar el manual de integridad, garantizando su alineación con los requisitos legales y las mejores prácticas.

7. Compromiso de la Alta Dirección

7.1 Liderazgo Ético

Compromiso visible y activo de la alta dirección con la integridad y ética empresarial.

8. Otros sobre el Programa de integridad.

• Este manual es distribuido de manera física entre los funcionarios, dueños y accionistas de la empresa.
• Este manual tendrá respaldo digital y será accesible permanentemente en el apartado Manuales y Buenas Prácticas.
• Este manual toma parte del proceso de inducción para cualquier nuevo trabajador y/o accionista en la empresa.
• Este manual es referido en su versión original como Programa de Integridad Ver.1 y puede referirse a él, como a sus posteriores actualizaciones en contratos y anexos de contratos en la empresa.
• Este manual ha sido revisado, informado y explicado en detalle a toda la plana de trabajadores de la empresa, dueños y accionistas.
• Este manual entra en funcionamiento y plena vigencia el 08 de febrero 2024.
• Este manual es patrimonio y reglamento de la empresa, como sociedad y persona jurídica, independiente de los dueños, accionistas o trabajadores.

Cualquier modificación a este manual deberá ingresarse como cambio de versión y no reemplazar o modificar el presente documento.

Todo cambio debe ser revisado, aprobado, e informado.

Santiago, 07 de septiembre de 2023